Has asumido el liderazgo del área de TI en una empresa. Los desafíos no tardan en aparecer: usuarios insatisfechos, procesos manuales, infraestructura obsoleta y servicios que parecen no estar alineados con los objetivos del negocio. La pregunta es:
¿Por dónde empezar?
Aquí te presento una guía estructurada para convertir tu gestión en un pilar estratégico del negocio, basada en buenas prácticas internacionales.
1. Definir la estrategia de TI
🔍 Qué hacer:
Define una estrategia que se alinee con los objetivos de la organización, identificando cómo la tecnología puede apoyar el crecimiento, mejorar la eficiencia o crear una ventaja competitiva.
💡 Por qué hacerlo:
Una estrategia clara permite que TI deje de ser vista solo como un área de soporte y se convierta en un socio estratégico para el negocio.
🛠️ Ejemplo:
Una empresa de logística decide que su objetivo es mejorar la rapidez en las entregas. Como líder de TI, priorizas implementar un sistema de rastreo en tiempo real y automatizar la asignación de rutas.
2. Crear un Comité de Dirección de TI (opcional)
👥 Qué hacer:
Forma un comité con líderes de distintas áreas del negocio para tomar decisiones estratégicas sobre proyectos y prioridades tecnológicas.
💡 Por qué hacerlo:
Involucrar a otras áreas asegura que los proyectos de TI estén alineados con las necesidades reales del negocio y permite una mejor gestión del cambio.
🛠️ Ejemplo:
En una compañía retail, el comité prioriza la optimización del inventario en tiempo real para reducir faltantes y mejorar las ventas.
3. Establecer el alcance y roles del área de TI
📋 Qué hacer:
Define claramente las funciones del área de TI, así como los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo.
💡 Por qué hacerlo:
Esto permite mejorar la coordinación interna, evitar duplicación de esfuerzos y garantizar que cada colaborador sepa cuál es su aporte al negocio.
🛠️ Ejemplo:
Un analista de soporte se encarga de atender solicitudes de usuarios, mientras que un administrador de infraestructura se ocupa del mantenimiento de servidores.
4. Encuesta a los usuarios (línea base)
📊 Qué hacer:
Realiza una encuesta inicial para obtener una línea base sobre la percepción de los servicios de TI. Posteriormente, repite la encuesta para medir los resultados de las mejoras.
💡 Por qué hacerlo:
Permite detectar problemas, medir la satisfacción del cliente interno y comparar los resultados tras ejecutar los proyectos.
🛠️ Ejemplo:
La encuesta revela que el proceso de solicitud de accesos es lento. Con esta información, optimizas el flujo de aprobación, reduciendo los tiempos.
5. Gestión del portafolio de servicios, infraestructura y proyectos de TI
📁 Qué hacer:
Organiza y prioriza todos los proyectos tecnológicos, desde servicios hasta infraestructura. Asegúrate de incluir proyectos en curso, planificados y aquellos pendientes de evaluación.
💡 Por qué hacerlo:
Un portafolio consolidado permite una mejor planificación de recursos, evita sobrecargas y asegura que los proyectos estratégicos se ejecuten primero.
🛠️ Ejemplo:
En el portafolio incluyes la migración de servidores a la nube, la actualización de firewalls y la mejora de autenticación, mejorando la seguridad.
6. Definir proyectos de automatización de procesos de negocio
⚙️ Qué hacer:
Identifica los procesos críticos del negocio que pueden ser automatizados para optimizar el flujo de trabajo. Prioriza aquellos que generan cuellos de botella o dependen excesivamente de tareas manuales.
💡 Por qué hacerlo:
La automatización reduce errores, mejora la productividad y libera recursos para actividades de mayor valor.
🛠️ Ejemplos:
- Automatizas la recepción de pedidos al integrar el ERP con la tienda online, reduciendo tiempos de respuesta.
- En contabilidad, implementas una integración automática entre las compras y la generación de facturas electrónicas.
7. Adoptar un modelo de gestión, por ejemplo, ITIL
📚 Qué hacer:
Implementa un modelo de gestión que formalice procesos clave, como la gestión de incidentes, solicitudes y cambios. Define indicadores de desempeño (KPIs) para medir la eficiencia de estos procesos.
💡 Por qué hacerlo:
Un modelo de gestión mejora la eficiencia operativa, define roles claros y permite tomar decisiones basadas en métricas confiables.
🛠️ Ejemplo:
En una empresa de manufactura, implementas ITIL y estableces KPIs como el tiempo promedio de resolución de incidentes y el cumplimiento de acuerdos de nivel de servicio (SLAs).
8. Plan de mantenimiento anual
🛡️ Qué hacer:
Define un plan de mantenimiento preventivo para asegurar la continuidad operativa de la infraestructura.
💡 Por qué hacerlo:
El mantenimiento preventivo reduce el riesgo de fallos, mejora la disponibilidad y optimiza la vida útil de los equipos.
🛠️ Ejemplo:
Realizas revisiones trimestrales de capacidad en los servidores críticos y pruebas anuales de recuperación ante desastres.
9. Definir un presupuesto de TI
💵 Qué hacer:
Elabora un presupuesto consolidado, incluyendo gastos operativos, proyectos estratégicos y mantenimiento.
💡 Por qué hacerlo:
Un presupuesto claro permite justificar las inversiones tecnológicas y asegurar recursos adecuados para los proyectos planificados.
🛠️ Ejemplo:
Incluyes en el presupuesto la compra de licencias para herramientas ITSM, ejecución del plan de mantenimiento y automatizaciones, con métricas de reducción de incidentes.
10. Plan de comunicación de TI
📢 Qué hacer:
Diseña un plan de comunicación que informe periódicamente sobre el estado de proyectos y servicios.
💡 Por qué hacerlo:
Una comunicación efectiva mejora la confianza en TI, alinea expectativas y mitiga riesgos de resistencia al cambio.
🛠️ Ejemplo:
Informas trimestralmente a la dirección sobre los avances del proyecto de migración a la nube, destacando riesgos mitigados.
11. Inventario general de TI
🗂️ Qué hacer:
Mantén un inventario actualizado de toda la infraestructura tecnológica.
💡 Por qué hacerlo:
Permite planificar reemplazos, gestionar el mantenimiento y mantener un control sobre los activos.
🛠️ Ejemplo:
Identificas equipos de red cercanos al final de su ciclo de vida y planificas su reemplazo.
Conclusión: El liderazgo estratégico en TI
La clave para convertir el área de TI en un socio estratégico del negocio es planificar, ejecutar y medir constantemente. Con este enfoque, sentarás las bases para una operación eficiente, segura y alineada con los objetivos organizacionales. ¡Haz que tu gestión marque la diferencia!